buiten werken met GBI World
Gemeente Tynaarlo werkt sinds enige tijd met GBI World. Dit voorjaar heeft de gemeente de globale visuele weginspectie én de opname klein onderhoud uitgevoerd met GBImaps. Henk-Anton Vellinga van de gemeente is tevreden over de ervaringen: “Alles is soepel verlopen. Inspecteren is goed voorzien in deze nieuwe GBI versie”. GBImaps werd helemaal naar wens afgestemd op de werkprocessen in Tynaarlo. Niet alleen het veldwerk van de inspectie buiten is met GBImaps uitgevoerd, ook de verdere verwerking en analyses binnen, evenals de afhandeling door de aannemer, verlopen nu via GBImaps.
Binnen is buiten en buiten is binnen. Dat was een van de leidende principes bij de ontwikkeling van GBI World. De gemeente Tynaarlo werkt met GBI World en is één van de gemeenten die het gemak van het buiten werken met GBImaps heeft ervaren. Henk-Anton Vellinga, werkvoorbereider infrastructuur en applicatiebeheerder bij de gemeente, vertelt over de aanpak en ervaringen met weginspecties: “We willen grip hebben op de kwaliteit van de wegen. Daarom voeren we elk jaar een inspectie uit van onze ongeveer 11.000 wegvakonderdelen. Dit jaar hebben we zowel de globale visuele weginspectie, als de opname van klein onderhoud, uitgevoerd met GBImaps.”. De formulieren voor weginspectie en opname klein onderhoud zijn zo helemaal op maat gemaakt voor de gemeente. Grotendeels door Henk-Anton zelf via de GBItoolbox, met wat ondersteuning en slimmigheden door beheerexperts van Antea Group. “Alles is soepel verlopen.”
Hoe heb je inspectie voorbereid? “We wilden niet alleen de globale visuele weginspectie uitvoeren, maar ook klein onderhoud meenemen,” zo vertelt Henk-Anton. “De opzet voor een globale visuele inspectie zat standaard al goed in GBImaps. Wel hebben we de formulieren (‘paspoorten’ in de vorige GBI versie – redactie) nog wat bijgesteld naar onze wensen. Dat hebben we gewoon zelf kunnen doen, met de GBItoolbox.”
“Zo vinden wij het belangrijk dat de inspecteur neutraal naar het wegvak kijkt en niet beïnvloed wordt door de cijfers van vorig jaar. Zo van ‘vorig jaar scoorde een 7, dan geef ik dit jaar wel een 8’. Ook voorkom je dan dat er bij wijze van spreken binnen een score wordt ingevuld. Je wilt echt dat ze naar buiten gaan voor een objectieve inspectie. Daarom hebben we de rechten in het formulier zo aangepast dat de inspecteur alleen ziet wat nodig is. Het was de eerste keer even zoeken hoe dat moest, maar met een paar keer schakelen met de GBI Servicedesk hebben we de formulieren zelf aangepast. Voor klein onderhoud hadden we een aantal specifieke wensen, op basis van onze ervaringen van afgelopen jaren. Daarbij ben ik ook goed geholpen door Wilma Theunissen van de GBI Servicedesk.”
“Voorbereiding in eigen hand, samen met de GBI Servicedesk”
Wilma reageert daarop: “Dankjewel Henk-Anton, leuk om te horen! Samen met mijn Antea Group collega’s hebben we er voor gezorgd dat de actuele inspectiecijfers en inspectiehistorie in dit formulier niet zichtbaar waren voor de inspecteur. Voor het klein onderhoud heeft mijn collega Herold Heetebrij geholpen om, vanuit zijn wegbeheer expertise, veel slimmigheden in het inspectieformulier op te nemen. Bijvoorbeeld automatisch het wegvak-id, de verhardingsfunctie, of de woonplaats en de straatnaam ophalen uit een onderliggende tabel. Evenals automatisch de juiste eenheid koppelen aan het type waarneming.”
Henk-Anton vult aan: “En het automatisch invullen van de naam van de inspecteur en de datum.” Daarmee is het formulier voor klein onderhoud specifiek naar de wensen van Tynaarlo ingericht. Dat werkt handig. Henk-Anton: “Beetje van mezelf en een beetje van Antea Group zeg maar. Heel tevreden over.”
Voordelen van inspecteren met GBI World
Henk-Anton: “In de vorige GBI versie zat geen weginspectiemodule. Dat verwacht ik wel in een beheersysteem als GBI. Dat is met GBI World nu goed voorzien. Waar we vorige jaren gebruik maakten van externe software van een derde partij hebben we nu de weginspectie en opname klein onderhoud gewoon met GBImaps kunnen uitvoeren. Dat werkt wel zo prettig. In het verleden maakte je een dump uit het systeem en moest je een week of acht wachten tot de inspectie klaar was, voordat je jouw data weer terugzag. Dat gaat nu veel gemakkelijker omdat je vanuit de cloud werkt. Met GBImaps kijk je binnen als het ware live mee over de schouder van de inspecteur. Dan kun je ook precies de inzet, productie en voortgang van het werk volgen. En waar nodig bijsturen.”
“Geen andere inspectiesoftware meer nodig”
“Afgelopen voorjaar is de weginspectie uitgevoerd,” vervolgt Henk-Anton. “Het grootste deel, zo’n twee derde, hebben we zelf gedaan. Afgelopen 20 jaar hebben mijn collega’s en ik toch een specifieke werkwijze ontwikkeld. De rest, zo’n 33%, hebben we door een externe partij laten inspecteren. Iedereen ging naar buiten met een tablet of laptop, met daarop de kaart en het inspectieformulier. Voor de inspecteur hadden we voor het klein onderhoud een duidelijke picklist met type schade gemaakt; gat in de weg, boomwortelschade, bermconditie (te laag) enzovoorts. Wij kijken daarbij wat ruimer dan alleen de weg zelf.”
Tevreden? “Ja, dat ging goed, we zijn tevreden. Vooraf maakten we ons natuurlijk wel een beetje zorgen, of je wel overal wel bereik / verbinding hebt en of het buiten goed werkt met je telefoon als hotspot. Maar daarover hebben we geen klagen. Alles is soepel verlopen.”
En hoe ga je om met de resultaten?
De resultaten van de inspectie zijn inmiddels bekend. Henk-Anton: “We hebben ongeveer dezelfde hoeveelheid ‘stippen op de kaart’ als andere jaren. Dat zijn zo’n 1.400 plekken waar klein onderhoud nodig is. Als beheerder ben ik bezig om die plekken nu te clusteren en te ordenen naar type onderhoud: straatwerk, asfaltwerk, bermen enzovoorts. Zodat ik overzicht heb en goede opdrachten kan uitzetten.”
“Ook de aannemer die heeft ingeschreven op het klein onderhoud neemt zijn tablet mee naar buiten om de uitvoering van het werk vast te leggen. Hij kan de inspectieresultaten raadplegen op zijn device. Hij loopt buiten op locatie de gegevens langs en zet het na uitvoering op ‘afgedaan’. In de opmerkingen geeft hij bijvoorbeeld aan ‘nog even 2 vierkante meter erbij gepakt’. Belangrijk voor de afrekening. Binnen kunnen we dat weer checken.”
“Ook de aannemer gebruikt GBImaps buiten voor de afhandeling van onderhoud”
GBImaps biedt dus veel mogelijkheden om eigen werkprocessen te ondersteunen? “Inderdaad. Wat bijvoorbeeld ook handig is dat je meteen kunt kijken bij meldingen van bewoners. Die krijgen we natuurlijk ook regelmatig. Dan leg je dat naast de opname klein onderhoud en de voortgang van de afhandeling. Dan zie je meteen of de melding nog actueel is, of wellicht al afgehandeld. Door slim de rollen en rechten te combineren in GBI krijgt iedereen toegang tot de informatie die nodig is voor zijn of haar werk. Dat werkt fijn.”
Wilma vult aan: “In de inrichting van GBI World kun je zo verschillende autorisaties en formulieren op maat maken voor verschillende rollen in jouw werkproces. Bijvoorbeeld voor een inspecteur die alleen geautoriseerd is om de opname buiten te verzorgen. Je kunt er ook de werkzaamheden en hoeveelheden mee verzamelen voor je eigen buitendienst, of voor een bestek voor de aannemer. Denk ook aan het registreren van de afhandeling door de aannemer, of de registratie van de tijdsbesteding. Er is veel mogelijk en iedereen ziet alleen datgene wat hij voor zijn werk nodig heeft. In het webinar van mei vorig jaar ‘Het gemak van buiten werken met GBI‘ kun je deze werkwijze ook terugkijken.”
Wil jij jouw GBI World ook inrichten op jouw werkprocessen?
Neem dan voor meer informatie contact op met GBI projectleider Marwin van den Burg, of GBI accountmanager Güngör Arslan. Zij vertellen je graag alles over de mogelijkheden van GBI World.
