De GBIfilemanager is de geïntegreerde cloudoplossing in GBI World voor veilig en centraal documentbeheer. Je beheert documenten direct bij de juiste asset en werkt altijd met betrouwbare en actuele informatie. Voor elk object ontstaat automatisch een logisch opgebouwd digitaal dossier. Daardoor heb je snel overzicht, voorkom je dubbele bestanden en werk je met één uniforme structuur binnen je organisatie.
Automatische dossierstructuur
Je kunt per assettype instellen of de GBIfilemanager actief is, waarna voor elk object binnen de geselecteerde assettypen automatisch een hoofdmap wordt aangemaakt. Gebruikers kunnen hier eenvoudig submappen aan toevoegen, bijvoorbeeld voor documenttypen, stappen in het proces of jaargangen. Zo ontstaat een duidelijke en vaste structuur voor elk digitaal dossier.
Documentbeheer
Gebruikers kunnen:
- Documenten uploaden (PDF, Word, foto’s, tekeningen, enz.)
- Bestanden indelen in de juiste (sub)map
- Documenten vervangen of actualiseren
- Direct vanuit de registratiemodule naar documenten navigeren via een link in het objectformulier
Zo ontstaat per asset een centraal, volledig en actueel dossier.
Volledige integratie met GBI World
Alle documenten zijn gekoppeld aan de assetregistratie in de centrale GBI‑database. Dat zorgt voor één sluitend en consistent systeem voor document- en assetbeheer.
Veiligheid & autorisatie
De GBIfilemanager gebruikt het centrale autorisatiebeheer van GBI World:
- Alleen toegang tot assets en documenten waarvoor de gebruiker geautoriseerd is
- Centrale authenticatie
- Veilige opslag in in de cloud
Conversie van bestaande bestanden
Bestaande dossiers kunnen worden geconverteerd en automatisch worden gekoppeld aan de juiste assets. Zo blijft historie behouden en ontstaat één uniforme documentstructuur.
Ondersteunde documenten
Alle documenten relevant voor assetbeheer, zoals:
- Contracten, handleidingen, certificaten
- Ontwerp- en revisietekeningen
- Inspectierapporten, onderhoudsinstructies
- Foto’s, rapportages en correspondentie
Voor beheertaken met wettelijke verplichtingen, zoals de WAS bij speeltoestellen, biedt de GBIfilemanager een perfecte oplossing. Per toestel ontstaat automatisch een volledige digitale dossiermap, waarin certificaten, inspecties, logboeken, incidentregistratie en dergelijke in geplaatst kunnen worden. Beheerders voldoen eenvoudig aan wetgeving en hebben altijd direct inzicht in de status van elk object.
Benieuwd wat de GBIfilemanager voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem contact met ons op.
GBIfilemanager
Je beheert documenten direct bij het juiste asset en werkt altijd met betrouwbare en actuele informatie. Voor elk object ontstaat automatisch een logisch opgebouwd digitaal dossier. Daardoor heb je snel overzicht, voorkom je dubbele bestanden en werk je met één uniforme structuur binnen je organisatie.
