Standaardisatie is de basis voor succes

Van de Greenwich Mean Time tot het Internationale Stelsel van Eenheden: wereldwijd gebruiken wij allerlei standaarden om te communiceren, te handelen en samen te werken. Ook voor het beheer van de leefomgeving groeit de urgentie om vanuit één standaard te werken. Om elkaars taal beter te spreken, data te delen en effectiever te beheren. Dit vraagt om een visie op beheerdata en het implementeren van het InformatieModel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR), dat ons helpt om die stap te maken.

Dialecten in beheerland vragen om verbinding

Van de Greenwich Mean Time tot het Internationale Stelsel van Eenheden: wereldwijd gebruiken wij allerlei standaarden om te communiceren, te handelen en samen te werken. Ook voor het beheer van de leefomgeving groeit de urgentie om vanuit één standaard te werken. Om elkaars taal beter te spreken, data te delen en effectiever te beheren. Dit vraagt om een visie op beheerdata en het implementeren van het InformatieModel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR), dat ons helpt om die stap te maken.

Terug in de tijd

Vanuit de oudheid kennen wij vele voorbeelden van succesvolle standaarden. De meeste hadden een natuurlijke oorsprong. Voor lengtematen was dat meestal het menselijk lichaam: de voet, de el, de duim.

Voor gewicht was de gerstekorrel één van de eerste maten. Elke stad, regio of volk maakte zijn eigen ijkmaten uit steen en metaal. Zo hadden de Romeinen de ‘Romeinse voet’ voor lengtes of oppervlakten en het Romeinse pond (327 gram) als maat voor gewicht.

Standaardisatie

Op lokaal niveau vormden die maten een werkbaar geheel. Maar zodra er voor de handel uitwisseling met andere steden of volken nodig was, begon de verwarring. Tussen de Nederlandse en de Duitse voet zat al snel vier centimeter verschil. Een pond in Amsterdam woog 60 gram meer dan die in Vlaanderen. Niet verwonderlijk dat, toen de wereld meer met elkaar in verbinding kwam, maatvoeringen tussen landen universeel werden vastgelegd. Standaardisatie bleek de basis voor succes.

De parallel naar nu

Het ontstaan van verschillende eenheden en de verwarring die ze veroorzaken, is een mooie parallel met wat er nu gebeurt in de openbare ruimte. De uitdagingen hier zijn evident. Klimaatadaptie, energietransitie, slimme steden: wij willen een leefomgeving die veilig, gezond en leefbaar is tegen zo laag mogelijke kosten. En dat niet alleen: de Omgevingswet verplicht ons om beleid meetbaar te maken en te monitoren. Ook willen wij beslissers en inwoners zoveel mogelijk op een eenduidige manier informeren en betrekken.

Urgentie

De urgentie om datagedreven te beheren is hiermee groter dan ooit. Om tot de juiste afwegingen te komen, om voor transparant beleid te zorgen, om samen te werken en om verantwoording af te leggen over de keuzes die je maakt. Maar hoe doe je dit als onderliggende gegevens niet gestandaardiseerd en onbetrouwbaar zijn? ‘Een gevoel van urgentie is nodig voor verandering’ stelde John Kotter in zijn acht-stappen-plan voor verandermanagement. De vragen die nu leven, doen een appél op deze urgentie.

Basisregistraties

Natuurlijk, de afgelopen jaren is er flink geïnvesteerd in standaardisatie. Denk aan het Stelsel van Basisregistraties. Maar zelfs binnen dit stelsel vragen beheerders én gebruikers om integratie en modernisatie van data. Onder meer om het beheer en gebruik gemakkelijker toepasbaar te maken. Afspraken over definities, detailniveaus en integratie blijken nodig om nóg efficiënter met data om te gaan. Daarom wordt momenteel de Samenhangende Objectenregistratie (SOR) voorbereid.

Beheerdata van nu

Veel van de beheerdata die nodig is om besluiten in de leefomgeving te nemen, zit in de systemen verborgen van de beheerder openbare ruimte. Deze worden vooral gebruikt om data over de assets die beheerd worden, vast te leggen. Denk aan ligging, grootte, aanlegjaar of type. Of informatie over de laatste inspectie of de kosten voor het beheer van een object. Deze informatie wordt gebruikt om bestekken op de markt te brengen; te plannen wanneer onderhoud nodig is en te begroten welke kosten hiermee gemoeid zijn.

Gebrek aan standaardisatie

Er is dus veel detailinformatie over de fysieke leefomgeving. ‘Mooi’, zult u zeggen, ‘dat kunnen wij goed gebruiken in onze planologische en duurzaamheidsopgaven.’ Dat klopt! Maar daar ligt meteen de uitdaging. De data die er is, is volkomen begrijpelijk voor de beheerder of beleidsmaker van het domein. Maar niet klip en klaar voor de beleidsadviseur Omgevingswet of de beheerder bij de buurgemeente. Hoe dat komt? Tot op heden kon de beheerder data naar eigen inzicht bijhouden. Geen verplichtingen in de te registreren gegevens, geen afbakeningsregels, geen actualiteits- of nauwkeurigheidseisen.

Geen inzicht, moeizame uitwisseling, dataverlies

Zo kan het gebeuren dat de aannemer die een rotonde heeft aangelegd de informatie over deze constructie niet via een standaard kan delen met de beheerder die deze data in z’n beheersysteem op wil nemen. Of dat de data die van bomen is geregistreerd, niet geschikt is om de CO2-afvang of de vermindering van de wateroverlast te berekenen. Kortom, de huidige situatie betekent onvoldoende inzicht, maatwerk in registraties, moeizame data-uitwisseling, dubbel werk en dataverlies. Hierdoor wordt de waarde van data niet gezien, en nog erger, niet gebruikt.

Koppeling met BGT

Voor onderhoudsbestekken zien wij vaak dat het areaal niet volledig en actueel beschikbaar is. De dataset kent vele niet gevulde gegevens, overbodige data of verouderde data. Data is hierdoor lastig te vertalen naar bestekposten. Daarom zijn de afgelopen jaren veel projecten gestart om de Basisregistratie Grootschalige Topografie te koppelen met de beheersystemen/ objecten. Door gebruik van een gestandaardiseerde basisregistratie, met actualiteits- en nauwkeurigheidsvereisten, kunnen de assets van de beheerder worden gevoed. Waarna deze met gestandaardiseerde beheerinformatie aangevuld wordt.

Visie op beheerdata

Er zit dus een mismatch tussen de gevraagde en de geboden informatie. Wat is nodig om hier wél een match van te maken? Ons advies: start met een visie op beheerdata. Zo’n visie kan als kapstok dienen bij het oppakken van projecten, processen en veranderingen die daaraan bijdragen. De visie beschrijft waar je staat als organisatie en waar je je op het vlak van data naar toe wilt bewegen. Maar ook waarom de organisatie dit wil, wat daarvoor nodig is en hoe de stappen globaal gezet gaan worden. Als er in de organisatie al een bredere i-visie of ontwikkelplan beschikbaar is, moet daar op aangesloten worden. Data is ten slotte altijd ‘dienend’ aan (organisatie)doelen. Informatie daarentegen ‘stuurt’.

IMBOR als nieuwe taal

Grote kans dat er in deze visie standaardisering en van beheerdata opgenomen is. In de wereld van de beheerder is IMBOR (InformatieModel Beheer Openbare Ruimte) één van de standaarden waaraan serieus invulling gegeven moet worden. Door het spreken van dezelfde taal in de beheerketen voorkom je vertaalproblemen, win je tijd, verhoog je de kwaliteit  en maak je het mogelijk om te benchmarken met andere organisaties.

Standaardiseer en verhelp knelpunten

Leg beheerdata in dezelfde standaarden actueel, compleet en betrouwbaar vast en vele knelpunten in het gebruik zijn verholpen. De aannemer levert zijn informatie in dezelfde taal aan als die van het gemeentelijke systeem. Breder toepasbare informatie over bomen en andere beheerobjecten is beschikbaar. En een bestek kan bij wijze van spreken dagelijks worden uitgevraagd; de data sluit aan op bestekposten en het te beheren areaal is actueel in beeld.

Naast een visie ook een implementatieplan

Het uitgangspunt voor de implementatie van IMBOR is in elke organisatie anders. Daarom is het belangrijk om naast een visie een implementatieplan te maken. Hierin worden de vervolgstappen vastgelegd. In de meeste gevallen wordt gestart met een meting op de data. Dit maakt duidelijk hoe de huidige vulling is en welke aandachtspunten er in de aanpak meegenomen moeten worden. Hierdoor weet de gemeente vooraf welke stappen er nog nodig zijn, hoeveel capaciteit deze vragen en welke doorlooptijd ermee gemoeid is.

Van eigen dialect naar nieuwe taal

Om IMBOR-proof te blijven moet het proces en de organisatie hieromheen geborgd worden. Hoe gaan de processen lopen; wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden om de gegevens actueel en betrouwbaar te houden? Om dit te kunnen doen, is het belangrijk collega’s mee te nemen in de vertaling. Waarom is IMBOR zo opgebouwd, hoe vertaal je jouw eigen dialect naar de nieuwe taal en wat betekent dit voor jouw rol in het gegevensbeheer? Eigenlijk zou iedereen die gaat werken met IMBOR eerst op taalles moeten.

Tot slot

Ga aan de slag vanuit een integrale gedachte en visie. Vanuit het verleden weten we dat standaardisering dé basis is voor succesvolle communicatie, samenwerking en uniform gebruik. IMBOR gaat ons daadwerkelijk helpen in de keten van partijen die eenmaal ingewonnen beheerdata vaker gaan gebruiken en uniform toepassen. Dit hebben wij hard nodig in de fysieke leefomgeving en de uitdagingen waarvoor ze staat. 

Meer informatie? Neem contact op met onze specialisten via de GBI Servicedesk.